Como cancelar nota fiscal eletrônica? Confira passo a passo e regras

A NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes do Brasil, pois registra toda a circulação de mercadorias entre empresas e os impostos que são arrecadados devido a estes dados.

Entretanto, é comum ocorrerem erros no momento de emissão da nota fiscal, sendo necessário realizar o cancelamento ou usar outros meios para corrigir as informações incorretas.

E ainda, existem procedimentos e regras que precisam ser observadas para possibilitar cancelar a nota fiscal. Pensando nisso, montamos este conteúdo, com tudo que você precisa saber sobre o processo de cancelamento, bem como o que fazer quando não for mais possível cancelar nota fiscal.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Vamos começar do básico. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal obrigatório que é emitido sempre quando há movimentação de mercadorias, principalmente entre empresas.

Esta emissão é realizada através de sistemas emissores que ajudam a realizar a assinatura digital e envio para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Principais motivos de cancelamento de Nota Fiscal

Confira abaixo os erros que levam a necessidade de cancelar a NF-e:

Erro de preenchimento

Uma das causas mais comuns de cancelamento da NF-e é preencher incorretamente as informações de Remetente/Destinatário, mercadorias e outros dados que não podem ser alteradas por carta de correção.

Erro nos valores

Outro problema que também torna necessário o cancelamento da NF-e é errar os valores, seja de um ou mais produtos ou do valor total do documento fiscal.

Quando o valor informado for abaixo do correto, é possível emitir uma NF-e de complemento de valores. Entretanto, é recomendável utilizar esta opção quando não for mais possível cancelar a NF-e.

Erro no cálculo dos tributos

Pode ser que os valores da NF-e estejam corretos, mas se o cálculo dos impostos e consequentemente, o valor deles estiver incorreto, é necessário realizar o cancelamento da nota fiscal.

Informações de impostos incorretas podem causar multas, ou fazer com que a empresa arrecade mais tributos do que o necessário, gerando despesas desnecessárias.

Assim como no caso de valores incorretos, se os tributos informados forem menores que o correto, é possível emitir uma NF-e de complemento de valore para corrigir as informações.

Desistência da transação de uma das partes

No ramo empresarial, de comercio de bens e mercadorias é comum haver a desistência de uma das partes por diversos motivos.

Se a venda da mercadoria for destinada a pessoa física, segundo o Código de Defesa do Consumidor, o mesmo tem até 7 dias depois do recebimento do produto para desistir da compra.

Se a desistência ocorrer dentro do prazo de cancelamento da NF-e, é melhor que a mesma seja de fato cancelada. Outra opção é emitir uma NF-e de devolução, falaremos mais sobre a diferença entre ambas mais adiante.

Confusão nos tipos de nota

No brasil, existem diversos modelos e formas de emitir uma NF-e, cada uma usada para determinado tipo de operação, e é comum que as pessoas confundam o tipo. Confira um resumo dos principais modelos a seguir:

• NF-e de saída: usada para registrar a saída de mercadorias da empresas, como vendas;
• NF-e de entrada: usada para registrar a entrada de mercadorias na empresa, como compras;
• NFC-e: emitida quando a mercadoria é destinada a consumidor final, comumente emitida em mercados e lojas;
• NFS-e: emitida quando há a prestação de serviços dentro do munícipio onde a empresa está sediada;
• NFA-e: emitida por autônomos e MEIs (Micro Empresário Individual) e por outras empresas que não são obrigadas a emitir NF-e mas precisam ocasionalmente.

Como fazer o cancelamento da Nota Fiscal?

Para realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica, siga os passos abaixo:

• Passo 1: acesse o seu sistema emissor;
• Passo 2: abra a tela de Emissão de NF-e e procure para nota que deseja cancelar;
• Passo 3: como a NF-e aberta na tela, procure para opção “Cancelar” (que pode estar em um botão, ou menu do sistema);
• Passo 4: após selecionar a opção de cancelar nota fiscal, informe o motivo do cancelamento;
• Passo 5: clique em confirmar, realize a assinatura com o certificado digital e envie para a SEFAZ;
• Passo 6: depois de receber a autorização de uso da SEFAZ, você pode realizar a impressão do documento cancelado ou apenas avisar as partes envolvidas.

Regras para cancelamento da NFe

Para que seja possível cancelar notas fiscais, devem ser atendidos alguns pré-requisitos, veja:

• A NF-e não pode ter sido emitida a mais e 7 dias;
• Se a nota fiscal estiver vinculada a um CTe ou MDFe, este prazo cai para 24 horas após a emissão do documento vinculado;
• A NF-e não pode ter Carta de Correção vinculada;
• Se houver um MDF-e encerrado ou com evento de circulação registrada vinculada a nota fiscal, não será possível realizar o cancelamento.

Outras dúvidas comuns

Qual o prazo para o cancelamento de uma nota fiscal?

Conforme mencionado anteriormente, o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica de 7 dias corridos (168 horas) ou 24 horas quando a NF-e estiver vinculada a um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou MDF-e (Manifesto de documentos fiscais Eletrônicos).

Como cancelar uma nota fiscal depois de 24 horas?

Se a NF-e estiver vinculada a um CT-e ou MDF-e, o prazo de cancelamento da nota fiscal caí para 24 horas, assim sendo, será necessário primeiramente cancelar os documentos aos quais a NF-e está vinculada.

Sendo assim, ao identificar um erro de emissão de notas fiscais, realize o cancelamento do MDF-e se for você o próprio transportador da mercadoria.

Se não for a sua empresa a responsável pelo transporte, entre em contato com a transportadora e solicite o cancelamento do CT-e e do MDF-e o mais rápido possível.

Quando a carta de correção na nota fiscal pode ser feita?

A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para Nota Fiscal Eletrônica pode ser emitida quando for necessário ajustar informações básicas da NF-e.

Para se ter uma ideia, a carta de correção para NF-e é apenas um texto descritivo, onde o emissor explica quais informações devem ser alteradas, como por exemplo:

• Endereço do Remetente\Destinatário;
• Observações da nota ou dos produtos.

É importante destacar que após emitir a carta de correção, não é possível cancelar a NF-e, assim sendo, é melhor utilizar este recurso apenas quando não for mais possível realizar o cancelamento da nota fiscal.

O que fazer quando não é possível cancelar uma nota fiscal?

Existem outras formas que podem ser utilizadas quando o prazo de cancelamento da NF-e não pode mais ser cancelada. Nós já falamos de algumas aqui, como a Carta de Correção e a NF-e de complemento de valores.

Há ainda a opção do cancelamento extemporâneo, embora seja um pouco mais complicado, ele pode ser utilizado para evitar a arrecadação indevida de impostos.

Para realizar este procedimento, é necessário que o contador da empresa, ou então o responsável realize um pedido diretamente na SEFAZ do estado para que a mesma libere o cancelamento.

Será necessário realizar o pagamento de uma taxa, por isso é interessante verificar se vale mesmo a pena financeiramente, ou o valor arrecadado pelo imposto é mais em conta que a taxa.

Outra questão que deve ser observada, é que além dos prazos, valem as mesmas regras do cancelamento normal, ou seja, a NF-e não pode estar vinculada a um CT-e ou MDF-e em aberto, estes também precisam ser cancelados.

Entretanto, se o MDF-e tiver um evento de circulação registrado, ou já estiver encerrado, não háverá forma de realizar o cancelamento extemporâneo.

Qual a diferença entre cancelamento e devolução de notas fiscais?

Existem 3 termos que costumam confundir os usuários, cancelamento, devolução e retorno, abaixo explicamos cada uma em mais detalhes:

• Cancelamento: durante o texto pudemos verificar que ele consiste em anular totalmente o documento;
• Devolução: é emitido um outro documento informando que o cliente realizou a devolução da mercadoria;
• Retorno: é utilizado quando a mercadoria retorna para a empresa mas não ouve transferência de propriedade, ou seja, ela não foi vendida ou comprada por outra pessoa. Usada em casos de transferência de mercadorias entre filiais e envio para concerto, por exemplo.

Como evitar erros nas suas notas fiscais?

Siga nossas dicas para evitar erros de emissão:

Contar com apoio de bons profissionais

Para que você consiga evitar erros nas emissões de nota fiscal, é necessário contar com o apoio de bons profissionais, principalmente, encontrar um bom contador.

Hoje o trabalho da contabilidade vai muito além de gerar as declarações contábeis e emitir guias para pagamento, e está muito mais relacionada a devida orientação dos clientes.

Buscar um bom contador irá te auxiliar não apenas a evitar erros mas também a pagar menos impostos de forma lícita, uma vez que ele irá te orientar a respeito de qual regime tributário e benefícios fiscais a sua empresa pode usufruir.

Criar uma rotina de conferencia

Uma das coisas mais importantes na emissão de nota fiscal é conferir as informações. Isso deve ser feito logo após a emissão, no momento do carregamento e envio e também na entrega das mercadorias.

Parece trabalhoso, mas estas rotinas garantem que a empresa tenha prejuízos por não poder cancelar suas notas.

Gerenciar melhor os documentos

Uma outra maneira de diminuir os erros nas emissões de notas fiscais e gerenciar melhor seus documentos fiscais. Para isso, nada melhor do que possuir um sistema especializado para isso, como o nsdocs. Com ele, você consegue receber notificações quando um documento fiscal for cancelado ou quando houver algum evento relacionado aos seus documentos.

Acesse o site do nsdocs e confira mais funcionalidades.